Erfolgreich im Personal Training - Der Weg in die Champions League des Coachings!

Artikel Nr. 3: Vision, Emotion, Kalkulation – Finanzplanung im Personal Training. Nicht mehr und nicht weniger!

Viele (angehende) Personal Trainer haben die Vision eines erfolgreichen Trainers, der mit seiner Leidenschaft für Sport und dem Spaß am Umgang mit Menschen gutes Geld verdienen möchte. Das ist ein legitimer Ansatz und auch ein wichtiger Bestandteil der unternehmerischen Zielsetzung, der in der Geschäftsplanung u.a. mit Emotion und Motivation dargestellt werden muss.

Viele Personal Trainer haben dabei eine persönliche, aber jedoch unbegründete Vorstellung, welchen Stundensatz sie verlangen wollen. Und sie stellen diesen wichtigen „Kalkulationswert“ zu selten den eigenen privaten und betrieblichen Kosten gegenüber. Auch lässt in diesem Zusammenhang eine genaue Gewinnvorstellung oft vermissen und schon wirtschaftet man ins Ungewisse. Der Personal Trainer als Unternehmer benötigt eine genaue Übersicht seiner Kosten und ein unternehmerisches Verständnis für die daraus resultierende Honorar- und Gewinnkalkulation. Demnach muss genau von der anderen Seite her gerechnet werden. Auf Basis meiner Kosten, meines Gewinnzieles und meiner evtl. Steuerverpflichtungen aus dem Vorjahr muss ich gemäß meiner erwarteten Terminauslastung mein Honorar errechnen, um meine notwendigen Umsatzziele für das Geschäftsjahr planen und, viel wichtiger, realisieren zu können.

Diese gesamte Finanzplanung wiederum erstellt man nicht monatlich, sondern planmäßig für das kommende Kalender-Geschäftsjahr im Voraus, also von Januar bis Dezember. Das erste Geschäftsjahr beruht natürlich auf einer Prognose. Leichter wird es, wenn man bereits Zahlen und Erfahrungen aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr in die Jahresfinanzplanung einfließen lassen kann und dann auch muss.

Nachfolgend erhalten sie einen Überblick über die notwendigen Inhalte und Kalkulationen einer Finanzplanung im Personal Training. In der Summe sind es auch diese Inhalte, die in einer Businessplanung (z.B. für die Bank oder Partner etc.) finanziell dargestellt werden müssen, und ausreichen um gewinnorientiert die eigene Unternehmung Personal Training erfolgreich zu starten.

Honorarkalkulation

Erst wenn man seinen eigenen Stundensatz errechnet habe, kann man feststellen, ob man aufgrund der prognostizierten Terminauslastung seine Umsatzziele auch erreicht, d.h. mit dem Personal Training genug verdient, um die Kosten (privat und betrieblich) zu decken oder nicht. Dabei gilt ganz einfach: erwirtschaftet man weniger, macht man Minus, erwirtschaftet man mehr, erzielt man Gewinn!

Der eigene Stundensatz wird von folgenden kalkulatorischen Faktoren beeinflusst bzw. muss sich aus diesen herleiten:

Private Kosten der Lebenshaltung

+             betriebliche Kosten Personal Training

+             Gewinnziel

+             Steuerschuld aus dem Vorjahr (Einkommenssteuer)

=             zu erwirtschaftende Umsätze

Ein Beispiel:

€ 19.200               (€ 1.600 private Kosten pro Monat x 12)

+             € 9.600                 (€ 800 betriebliche Kosten pro Monat x 12)

+             € 7.500                 Gewinnziel

+             € 1.200                 Einkommenssteuer für das Vorjahr)             

=             € 37.500               zu erwirtschaftende Umsätze

Das Ziel eines jeden selbständigen Unternehmers muss es sein, einen maximalen Gewinn zu erwirtschaften. Der Gewinn stellt am Ende des Geschäftsjahres den Betrag dar, der übrig bleibt um investiert oder ausgegeben zu werden (für Dinge, die man sich schon immer leisten wollte), oder als Rücklage für schwache Umsatzperioden dient. Der Gewinn eben. Erfahrungsgemäß ist dies jedoch vielen frischgebackenen Personal Trainern nicht bewusst. Jeder Personal Trainer möchte ein gutes Geld verdienen und einen möglichst hohen Stundensatz erhalten. Viele verdienen dann vielleicht auch gut und erwirtschaften auch Gewinne. Sie tun dies jedoch nicht bewusst und selten wirklich geplant.


Wie kann ich nun meine notwendigen Stundensatz pro Training in diesem Zusammenhang errechnen. Es gilt bez. des eben genannten Beispiels so viele Termine zu einem bestimmten Stundensatz zu verkaufen, damit € 37.500 Umsatz erzielt werden. Die Berechnung erfolgt folgendermaßen:

Tage im Jahr	365
- Wochenenden	40
- Feiertage	5
- Urlaubstage	25
= Arbeitstage	295
- Krankheitstage	15
= Anwesenheitstage	280
- Tage für Verwaltung, Buchhaltung, Organisation	24
- Tage für Fachrecherche, Trainingsplanung etc.	12
= Arbeitstage	244
- Tage für Fortbildung	10
- Tage Marketing, Klientenpflege, Akquise, Messen, Events	25
= Arbeitstage gesamt	209
Ist-Auslastung in Prozent / Tag (geschätzt = 3 von 5 mgl. Terminen)	60%
Produktive Arbeitsstunden im Jahr (209 Tage x 3 h / Tag)	627

Gemäß dieser Prognose muss ich nun mit 627 Trainingsstunden meinen Umsatz erreichen. Die Berechnung meines Stundensatzes ist nun sehr einfach:

Gesamtumsatzziel              € 37.500

./ Arbeitsstunden              627

Honorar / Arbeitsstunde  € 59

Wir alle wissen, dass dies kein angemessener Stundensatz für eine verantwortungsvolle Dienstleistung wie dem Personal Training darstellt und man somit mehr für die einzelne Trainingseinheit verlangen kann und muss. Nun erhöhen wir gemäß dem vorangegangenen Rechenbeispiel einfach mal unser Gewinnziel um das Dreifache, auf € 22.500.

Demnach wäre nun folgender Stundensatz nötig, um den „neuen“ Umsatz zu erzielen:

Gesamtumsatzziel              € 52.500

./ Arbeitsstunden              627

Honorar / Arbeitsstunde  € 83

Nun wird deutlich, welche Gewinnziele bei einer Auslastung von nur 3 Termine pro Arbeitstag nach Abzug aller Kosten und Steuerschulden, mit einem adäquaten Stundensatz möglich sind. Natürlich ist dies abhängig von den privaten und betrieblichen Kosten des Personal Trainers und damit von seiner Lebensweise und seinem wirtschaftlichen Handeln im Berufsalltag.

Verkaufserfolg ist planbar

Auch für den Verkaufserfolg ist das errechnete Honorar sehr entscheidend. Man verkauft seinen Stundensatz erfolgreich, wenn er der inneren Überzeugung für die Hochwertigkeit der Tätigkeit als Personal Trainer entspricht. Ist man innerlich absolut davon überzeugt € 100 pro Stunden wert zu sein, dann wird auch der potentielle Kunde dies akzeptieren. Wenn man nun aber zusätzlich auf der eigenen unternehmerischen Kalkulation basierend mit dem Wissen in ein Verkaufsgespräch geht, diesen Stundensatz existenziell und gewinnorientiert verlangen zu müssen, dann verkauft man sich und seinen Tarif auf zwei Ebenen absolut authentisch und aus innerer Überzeugung heraus, noch erfolgreicher.

Zusammengefasst ist es eigentlich einfach. Man errechnet seine privaten Lebenshaltungskosten addiert die betrieblichen Kosten aus dem Personal Training, legt ein Gewinnziel fest, holt beim Steuerberater Info über seine Einkommensteuerschuld aus dem Vorjahr ein und erhält in der Summe dieser Posten sein Umsatzziel für das folgende Geschäftsjahr. Nach Prognose der zu erwartenden Trainingsauslastung lässt sich nun das notwendige Stundenhonorar zur Erreichung des Umsatzzieles errechnen. In der Summe haben wir nun eine Finanzplanung von ca. 4-6 Seiten Umfang, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann. Man muss hierfür kein betriebswirtschaftliches Genie sein, sondern sich lediglich mit Taschenrechner, einem weißen Blatt Papier und Bleistift hinsetzen und rechnen…nicht mehr und nicht weniger!